Moja droga do zostania wirtualną asystentką

Wirtualna asystentka to zawód, który nie istniał jeszcze kilkanaście lat temu. W Polsce znany jest dopiero od kilku lat. Nie ma więc z niego studiów ani żadnej oficjalnej ścieżki edukacji, choć pojawiają się powoli różne kursy na ten temat również w języku polskim. W jaki sposób więc zostałam wirtualną asystentką i dlaczego zdecydowałam się właśnie na ten zawód?

Edukacja i pierwsza praca

W liceum byłam w klasie biologiczno-chemicznej, a potem na studia poszłam na uczelnię medyczną, gdzie zarówno licencjat, jak i magisterkę zrobiłam z dietetyki. W trakcie studiów złapałam pracę na niepełny etat w świetnym gabinecie dietetycznym, ale i potrzebowałam stałego źródła dochodu, więc zatrudniłam się na pełen etat w biurze przy pozyskiwaniu dotacji unijnych.

Łączyłam więc pracę na pełen etat z pracą dietetyczki po godzinach. O ile tę pierwszą miałam dosłownie pięć minut pieszo od domu, tak ta druga wymagała ode mnie dojazdów na drugi koniec miasta. Nie miałam samochodu, a połączenie komunikacją miejską nie było najlepsze. Zabierało to więc sporo czasu. Oczywiście część pracy dietetycznej mogłam wykonywać zdalnie, część pacjentów była spoza Bydgoszczy, więc obsługiwałam ich online. Przygotowanie jadłospisów czy analiza wyników badań również nie wymagało ode mnie obecności w gabinecie. Ale było to wszystko dość obciążające i do dzisiaj zastanawiam się, w jaki sposób ja dałam radę to wszystko połączyć?

Adopcja Oriona zmieniła wiele

Myślę też, że nieprzypadkowe było to, że załamanie i częściowo chyba też wypalenie zawodowe przyszło po kilku miesiącach od adopcji psa. Bo tak, ono przyszło.

Od zawsze marzyłam o psie i w tamtym czasie stało się to wreszcie możliwe. Nie żałuję i nigdy nie żałowałam tej decyzji, szczerze kocham Oriona i nie wyobrażam sobie domu bez niego. Ale może odrobinę jak wtedy, kiedy pojawia się dziecko – nieco zmieniły się moje priorytety.

Zobaczyłam, jak dużo pracuję. Kiedy pojawił się Orion, do mojego grafiku doszły jeszcze spacery 3 razy dziennie. Rano i wieczorem to 10-15 minut wyjścia by załatwić potrzeby fizjologiczne, ale starałam się, by spacer w ciągu dnia trwał minimum 45-60 minut. W weekend często jedziemy do lasu i trwa to bliżej 1,5 godziny. Starałam się podejść do tego bardzo poważnie, odpowiedzialnie i zaspokajać jego potrzeby poznawcze. Plus Orion był na początku bardzo wymagający, nie radził sobie z emocjami związanymi z nowym miejscem i ludźmi. Jeśli nie zapewniło się mu rozrywki i zmęczenia poznawczego, nosiło go. Dużo też mieliśmy do wyćwiczenia, wytrenowania.

To wszystko sprawiło, że oprócz zobaczenia, jak mało mam czasu dla siebie czy dla psa i ogólnie rodziny, miałam go ogólnie jeszcze mniej. Spacery pochłaniały kolejne 1,5 godziny. Byłam wciąż w biegu, ciągle zmęczona i stresująca się, czy zdążę.

Kryzys i punkt zwrotny

Praca w wymienionym powyżej trybie trwała mniej więcej 1,5-2 lata, po czym w krótkim czasie zrezygnowałam z jednego i drugiego. Było to spowodowane sporym kryzysem psychicznym, jak się okazało później, nasiliły się wówczas moje zaburzenia lękowe. Dosłownie paraliżował mnie stres i lęk o wszystko – że nie dam rady, że zawalę w jednej i drugiej pracy, że na pewno szef, przełożeni, klienci nie są ze mnie zadowoleni. Poczułam, że nie mogę tak dłużej, bo dosłownie oszaleję albo zupełnie się załamię.

Więc zrezygnowałam, no i wróciłam na terapię. Wiele wysiłku włożyłam wtedy w psychoterapię, w lepsze zrozumienie siebie. Dopuściłam do siebie wtedy myśli, że nie chcę w taki sposób pracować, że może nie to mnie kręci. Nie tylko praca przy dotacjach, którą od początku traktowałam jako przejściową, ale – o zgrozo – praca jako dietetyczka.

Nie było to łatwe, bo jestem najmniej elastyczną osobą, jaką znam. Wiele razy byłam wcześniej krytykowana za “słomiany zapał” itd., więc przyznanie się do tego przed samą sobą, a potem innymi, naprawdę było cholernie trudne.

Kiedy to w końcu zrobiłam, też nie było łatwo. Przecież poświęciłam 5 lat studiów na wykształcenie dietetyczne. Co innego teraz nagle mogłabym zrobić?

Moje doświadczenie i umiejętności

Na szczęście miałam zawsze sporo zainteresowań, byłam aktywna i angażowałam się w wiele projektów. To mnie uratowało, zresztą dokładnie to pozwoliło mi wcześniej dostać pracę w dotacjach. Przyszłemu szefowi mogłam się pochwalić wnioskiem o dofinansowanie na rzecz Stowarzyszenia, który wcześniej sama napisałam i który został oceniony pozytywnie. Pozyskałam wtedy kilka tysięcy. Właśnie ze Stowarzyszeniem zorganizowałam kilka edycji Bykonu, czyli 2-dniowej imprezy na kilkaset osób, a wcześniej aktywnie jeździłam na konwenty, byłam wolontariuszką i wielu rzeczy próbowałam. Mimo kiepskiego samopoczucia wiedziałam więc, że wiele potrafię i mam doświadczenie z różnych dziedzin.

Bycie Sekretarzem Stowarzyszenia i organizacja Bykonu, a później również pomoc przy Coperniconie, nauczyło mnie pracy asynchronicznej, w dużej grupie osób. Brałam udział w koordynowaniu tej pracy, organizacji spotkań, rozmowach z dyrekcją wynajmowanych szkół. Zajmowałam się też promocją i mediami, zresztą do dzisiaj jestem koordynatorką tego pionu przy pracy nad Bykonem. Nauczyłam się rozmawiać z mediami i odkryłam, że nie krępuje mnie aż tak występowanie przed kamerą. Poznałam wordpressa, a przy organizacji Coperniconu 2021 i 2022 również wtyczkę Woocommerce i obsługę sklepu internetowego.

Również studia dietetyczne i późniejsza praca w gabinecie nauczyły mnie bardzo wiele. Sama praca dietetyczki i studia dały mi dużo umiejętności, które dzisiaj wykorzystuję w pracy. Na przykład szukanie informacji i weryfikowanie źródeł, ale także kontakt z klientem czy też pacjentem w szpitalach (setki godzin praktyk i ćwiczeń na różnych oddziałach!). Pracując w gabinecie współprowadziłam social media, nauczyłam się lepiej tworzyć do nich treści i je obsługiwać. Nawiązałam też w tej pracy relacje, które procentują mi do dziś. Podobnie zresztą rzecz ma się z pracą w dotacjach, gdzie poznałam nie tylko swojego szefa i współpracowników, ale również osoby z różnych firm, dla których pozyskiwaliśmy dofinansowania.

Ostatecznie więc nie żałuję pójścia na te studia, a nawet pójścia  na magisterkę po licencjacie. Owszem, zawsze będę się zastanawiać, co byłoby, gdybym poszła za głosem serca i studiowała psychologię lub filologię polską. Nie zrobiłam tego pod wpływem rodziców, którzy uważali, że studia humanistyczne nie będą atutem na rynku pracy. Że lepiej mieć bardziej konkretny zawód. Ale ostatecznie jestem zadowolona z tego, jak potoczyła się moja kariera i życie.

Jak połączyłam kropki

Wróćmy jednak do przerwy zawodowej po kryzysie psychicznym. Ta przerwa trwała rok i kilka miesięcy. W tym czasie dbałam o siebie i stopniowo czułam się coraz lepiej. Rozmyślałam więc o tym wszystkim, o czym napisałam powyżej. Zastanawiałam się, co mogłabym robić. Co potrafię. Co lubię robić.

Dzięki artykułowi Joasi Glogazy o zawodzie wirtualnej asystentki (chciałam go zalinkować, ale został już najwyraźniej usunięty) wiedziałam już od 2019 roku. I prawdę mówiąc, od początku moich rozmyślań nad dalszą karierą kołatał mi się on w głowie. Zwłaszcza że w marcu i kwietniu 2020 roku, jak wiele osób, doświadczyłam pracy zdalnej z domu (wciąż pracowałam wtedy w dotacjach) i bardzo mi to odpowiadało. Potem miałam przerwę zawodową, w trakcie której między innymi stworzyłam podcast i intensywnie się szkoliłam w nieistniejącym już dzisiaj Klubie PSC. Można więc powiedzieć, że na swój sposób pracowałam z domu. I szczerze mówiąc nie wyobrażałam już sobie chodzenia do biura, dojazdów itp. Czułam, że to nie jest dla mnie.

Ja mam w sobie od zawsze dość duże poczucie niezależności. W pracy biurowej miałam i tak sporą swobodę, bo mogłam wychodzić coś załatwiać w godzinach pracy i bez problemu to później odrabiać. Ale jednak uwierała mnie praca ściśle od do oraz konieczność tłumaczenia się, uzyskiwania zgody na wyjście etc. W trakcie przerwy od pracy zrozumiałam, jak bardzo doceniam i cieszę się na to, że mogę gdzieś wyjść w środku dnia. Że nawet zimą mogę iść na spacer z psem, kiedy wciąż jest jasno. Wiedziałam, że nie chcę z tego rezygnować.

Duże znaczenie w tym wszystkim miał zrobiony przeze mnie w listopadzie 2020 roku test Gallupa. W skrócie to test, który definiuje 34 “talenty”, czyli sposoby myślenia i działania. Określa top 5 i top 10 właśnie dominujących “talentów”. Pomaga więc lepiej zrozumieć swoje mocne strony, sposób myślenia i działania. Dopiero wtedy dostrzegłam i nazwałam to, że komunikatywność to mój duży atut. Że naturalnie przychodzi mi tworzenie i utrzymywanie jakościowych relacji. Że instynktownie zauważam i zapamiętuję wiele indywidualnych cech ludzi oraz potrafię dostrzegać ich potrzeby. Że lubię intensywne, ale krótkie działanie. Oraz że potrzebuję porządkować świat i informacje wokół siebie.

Test Gallupa jest płatny i kosztuje 19,99$ w wersji ujawniającej podstawowe top5 oraz 59,99$ w wersji pełnej, z raportem 34 “talentów” i ich kolejnością. Dla kogoś dużo, dla kogoś mało. Wtedy było to dla mnie dużo, w końcu nie pracowałam. Mnie zrobienie tego testu i analiza wyników dało bardzo dużo, choć wiem, że osoby bardzo świadome siebie i swoich mocnych stron niekoniecznie wiele na nim zyskują. Dla mnie był to poniekąd przełom, a poniekąd też nazwanie pewnych rzeczy po imieniu, uporządkowanie ich i taki zewnętrzny sygnał potwierdzający moje atuty i zdolności.

Ten test utwierdził mnie w przekonaniu, że wirtualna asysta to dobra droga, że współgra z moimi predyspozycjami. Nieoceniony był także doping przyjaciółki, która wciąż powtarzała mi, że to doskonała praca dla mnie. Zaczęłam więc działać w tym kierunku

Rok po wykonaniu Testu Gallupa, w listopadzie 2021, otrzymałam oficjalną diagnozę ADHD. To był ten brakujący puzzel. Już wcześniej dzięki Gallupowi i aktywatorowi rozumiałam, że potrzebuję pracy, w której dużo się dzieje. W której mam sporo różnych, zróżnicowanych zadań.  Diagnoza jeszcze bardziej mnie w tym utwierdziła. Już wtedy robiłam pierwsze kroki w pozyskiwaniu zleceń jako WA i wiedziałam, że obrałam właściwą drogę.

Jak zaczęłam przebranżowienie na wirtualną asystentkę?

Wiem, że istnieją kursy i szkolenia na ten temat i wiele osób od tego zaczyna. Ja jednak czułam, że to nie droga dla mnie. Że to będzie kolejny pretekst do tego, żeby nie działać. Już i tak zebranie się do działania zajęło mi wiele czasu. O pracy WA zaczęłam myśleć pod koniec 2020 roku, a realne kroki w tym kierunku podjęłam rok później. Jestem fanką raczej działania w praktyce, niż gromadzenia teorii. Po prostu to lepiej działa w moim przypadku.

Kurs może być dobry dla osoby, która nigdy nie pracowała zdalnie, nie zna środowiska przedsiębiorców (ja miałam sporo takich osób w swoim otoczeniu, dlatego też dobrze rozumiałam ich problemy i potrzeby), która nie ma biegłości w korzystaniu z social mediów czy różnych innych narzędzi czy doświadczenia w pracy asynchronicznej. Ja jednak miałam już pewne doświadczenia, a od ponad roku byłam członkinią wielu grup na FB związanych z wirtualną asystą, dlatego sporo tam podejrzałam. Zarówno ofert innych WA, jak i przede wszystkim ogłoszeń ludzi, którzy chcą zacząć z WA współpracę.

Zaczęło się jednak wcześniej od działania, choć nieco innego. Od wielu lat myślałam o założeniu podcastu i wreszcie, na początku 2021 roku zaczęłam myśleć o tym intensywniej. W ten sposób w czerwcu 2021 roku zaczęłam tworzyć Przeczytane, którego odcinki publikuję do dziś. Do działalność niekomercyjna, ale dlaczego teraz o tym piszę? Ponieważ tworząc podcast nauczyłam się wielu rzeczy, które teraz robię dla klientów jako wirtualna asystentka. Podcasty wciąż zyskują, ale wtedy zwłaszcza zyskiwały na popularności. A ja mogłam włączyć usługi z nimi związane do swojej oferty, w dodatku mając w tym zakresie portfolio w postaci swojego podcastu. To dodało mi jeszcze pewności siebie.

Wypisałam więc, co chcę robić, ile zarabiać. Stworzyłam listę rzeczy, które potrafię i które chcę robić, a na jej podstawie: listę usług, jakie mogę świadczyć od razu. Następnie wypisałam też rzeczy, w których chcę się szkolić i doskonalić oraz czego chcę się nauczyć od zera. Były to próby określenia, w jakiej dziedzinie chcę się specjalizować w przyszłości. Wiedziałam, że wiele WA tak robi i jest to dobry sposób, by w przyszłości zwiększać zarobki.

Stworzyłam ofertę w formie pisemnej, w Wordzie, a następnie opracowałam ją graficznie w Canvie. Jedna strona zawierała zakres usług, cennik i warunki współpracy, a druga była takim skróconym CV, pokazującym, czym się zajmowałam – ponieważ dopiero zaczynałam, chciałam pokazać swoje wszechstronne doświadczenie obejmujące również usługi, które oferowałam.

Zaczęłam przeglądać ogłoszenia, skupiłam się zwłaszcza na kilku FB grupach i intensywnie na nie odpowiadać. Niedługo później przyjaciółka wymyśliła mi genialną nazwę dla mojej marki – Zajmę się tym – wykupiłam więc szybko domenę, która jakimś cudem była wolna i założyłam pod nią maila. Strona nie powstała jeszcze długo. Jednak email we własnej domenie z nazwą marki to znowu było coś, co mogło wyróżnić mnie na plus spośród wielu początkujących WA.

Największym problemem początkujących WA jest to, że klienci oczekują rozliczenia w oparciu o fakturę. Ale póki tych klientów nie miałam i nie wiedziałam, czy będę ich miała ani czy taki rodzaj zajęcia na pewno mi odpowiada, nie chciałam pakować się w zakładanie działalności. Miałam to szczęście, że bliska osoba umożliwiła mi działanie pod jej działalnością gospodarczą. Klientowi więc mogłam wystawiać fakturę, a ja z właścicielem firmy rozliczałam się na umowę zlecenie. Jeśli nie miałabym takiej możliwości, najpewniej skorzystałabym z useme lub z inkubatora przedsiębiorczości.

Dla wielu początkujących osób dobrą opcją może też być działalność nierejestrowana. Niestety w moim przypadku ona odpadała, ponieważ nie byłam nigdzie zatrudniona na umowę o pracę. A w przypadku świadczenia usług (a nie sprzedaży produktów) przy działalności nierejestrowanej było to traktowane jako próba uniknięcia płacenia składek przy umowie zlecenie i istniało ryzyko, że klienci zostaną w przypadku kontroli obciążeni odprowadzeniem za mnie składek. Przynajmniej na tamten czas, czyli rok 2021, takie słyszałam interpretacje i nie chciałam ryzykować. Jednak działalność nierejestrowana może być świetną opcją dla kogoś, kto zaczyna pracując na etacie albo wciąż ma status ucznia lub studenta.

Skąd wzięłam pierwszych klientów na moje usługi wirtualnej asystentki?

O pozyskiwaniu klientów napisałam cały obszerny artykuł, ale w skrócie:

Odpisałam na kilkadziesiąt, może nawet kilkaset ogłoszeń na przestrzeni okresu od listopada 2021 do lutego 2022. Niektóre wymagały wypełnienia obszernej ankiety, inne jedynie wysłania maila z ofertą. Zostałam zaproszona na kilka-kilkanaście rozmów, wykonywałam kilka zadań rekrutacyjnych (kilka płatnych, ale w większości – nie). W ten sposób pozyskałam pierwszego klienta, z którym rozpoczęłam współpracę od stycznia 2021. Wcześniej uzyskałam też jednorazowe zlecenie na 10 godzin pracy.

Jedną klientkę pozyskałam też poprzez publikację posta z moją ofertą na świetnej grupie Give Her a Job.

Ale najwięcej klientów przyniosło mi coś, czego unikałam przez kilka miesięcy. Wyjście z moją ofertą do ludzi i opublikowanie jej na Facebooku. Z jakiegoś powodu trochę się krygowałam, wstydziłam – kompletnie niepotrzebnie! Miałam na FB w znajomych osoby, z którymi wcześniej pracowałam, które mnie znały i wiedziały, jaką jestem osobą i jaka jest jakość mojej pracy. Mówię zarówno o pracy komercyjnej, jak i non-profit, przy organizacji konwentów. Takim osobom było łatwiej dać mi szansę, bo już mnie znały. Dodatkowo nie konkurowałam z kilkudziesięcioma innymi ofertami składanymi w odpowiedzi na zgłoszenia. Ktoś po prostu widział mój post i pomyślał, że moja pomoc mu się przyda.

W ten sposób pozyskałam 3 klientów, później też byłam polecana kilka razy i to się rozkręciło. Pracując też już od kilku miesięcy, mając konkretne zlecenia, łatwiej było rozmawiać mi z potencjalnymi klientami i być może przekonać ich do siebie. Wciąż na tym etapie nie miałam strony internetowej, na FB ani nic z tych rzeczy. Ale powoli, powoli szło mi coraz lepiej.

Jak dzisiaj wygląda moja sytuacja jako wirtualna asystentka?

W czerwcu 2022 roku sytuacja rozwijała się na tyle dobrze, a ja byłam zadowolona z tej pracy i wiedziałam, że ona mi odpowiada. Zaczęłam więc starać się o dotację na otwarcie działalności. Proces trwał ponad 3 miesiące, ale w końcu udało się! Otworzyłam swoją firmę oficjalnie 4 października 2022 roku.

Dopiero wtedy umówiłam się na profesjonalną sesję zdjęciową, zamówiłam stronę internetową, wizytówkę firmy w Google czy stronę na Facebooku. Pomogło to też o tyle, że miałam już wtedy klientów, których mogłam poprosić o wystawienie mi pozytywnej opinii, dzięki czemu jestem w stanie się wyróżnić i wzbudzić zaufanie. Pozyskanie klienta jest coraz łatwiejsze, a ja w zasadzie mam już zapełniony grafik. Oraz wiele pomysłów na dalszy rozwój i współprace biznesowe. :)

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *